Využívání datových schránek přináší řadu výhod, především zjednodušení komunikace s úřady a úsporu času, kdy není nutné vyzvedávat korespondenci na poště. Blížící se povinnost zřízení datové schránky pro SVJ jako vlastníky bytových domů přesto nyní budí v jejich řadách i obavy.
Povinnost stanoví zákon
Poslanecká sněmovna schválila novelu zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, která upravuje používání datových schránek. Významnou novinkou je rozšíření okruhu uživatelů, kam spadá také Společenství vlastníků jednotek (SVJ), kterým bude datová schránka zřízena od 1. ledna 2023 automaticky, bez jejich žádosti.
Datová schránka ukládá povinnost komunikovat jejím prostřednictvím s orgány veřejné moci, tedy městskými a obecními úřady, státním zastupitelstvím, policií i soudy, a více než deset let od jejího vzniku ji nyní používá necelých 1 324 000 uživatelů. Nově se povinnost datové schránky bude vztahovat na širší okruh uživatelů, včetně fyzických osob.
Zřízení datové schránky je zdarma, některé související služby se platí
Zřízení datové schránky je zdarma, ale pokud bude chtít uživatel dokumenty uchovávat, za službu si připlatí. Zprávy je možné například uložit do „trezoru“, jehož cena je podle počtu uložených zpráv od 120 Kč ročně (20 zpráv) po 29 500 Kč (5 000 zpráv). Stejně tak uživatelé zaplatí za odeslání zpráv dalším institucím, jako jsou banky, pojišťovny nebo třeba dodavatelé energií, ale i firmám či soukromým osobám. V těchto oblastech by tak mohl provoz datové schránky jednotlivým SVJ navýšit náklady.
Většina dokumentů se navíc považuje za doručené do deseti dnů i v případě, že si je z datové schránky nikdo nevyzvedne. Existuje však možnost nastavit notifikační e-mail nebo SMS zprávu, která přijde na tři koruny. Nevýhodou datových schránek je automatické mazání přijatých zpráv, které zde zůstanou uložené maximálně devadesát dní.
Co je povinné podávat přes datovou schránku? Nesplnění přinese pokutu
SVJ se zavazuje například činit podání vůči určitým orgánům skrze datovou schránku, čímž se vystavuje riziku pokut. Například u SVJ majících povinnost podat daňové přiznání – pokud přes datovou schránku podání neučiní, může být SVJ udělena pokuta až do výše 50 tisíc Kč. SVJ navíc může disponovat pouze jednou datovou schránkou, a vždy tak musí být pověřená osoba, která dokumenty roztřídí a rozešle k rukám zodpovědné osoby. V případě SVJ se jedná o statutární orgán, který může přístup do datové schránky poskytnout tzv. pověřené osobě. „Již nyní se až 15 % SVJ potýká s chybějícím vedením, přičemž bez řádně zvolených statutárních orgánů hrozí pořádková pokuta až 100 tisíc Kč. Další povinnost tomuto trendu neprospěje,” říká Jan Vysloužil. Datové schránky jsou dle něj navíc mnohdy problematické i v případech, kdy jsou statutární orgány obsazeny, neboť ve spoustě případů jde o lidi v pozdějším důchodovém věku. „Je třeba si uvědomit, že množství povinností SVJ i bytových družstev neustále roste, orientovat se ve všech novinkách a systémech tak začíná být náročnější i pro ty technologicky zdatnější,” doplňuje Vysloužil.
Jsou obavy z praxe oprávněné?
Doposud měla SVJ možnost komunikovat s veřejnou správou vybranými nástroji, které nebyly nijak zpoplatněny – ať už se jednalo o e-mail, prostřednictvím online podání do Sbírky listin, přes webovou aplikací ePodatelna či skrze technické nosiče dat. Povinnost zřídit datovou schránku podle Vysloužila nepřinese SVJ usnadnění jejich komunikace s úřady, ale naopak statutárním orgánům SVJ přibude nová povinnost, přičemž většina potenciálních uživatelů mnohdy neví, jak schránka funguje a k čemu ji mohou využít.
Jeho slova potvrzuje Jan Tichý, předseda SBD Benátky nad Jizerou: „Máme problém s tím, že nám ve funkcích často zůstávají senioři. Neumím si tedy představit, že by někdo ze stávajících funkcionářů chtěl, nebo v případě těch starších dokonce uměl, obsluhovat datové schránky. Musel bych na to přijmout pracovní sílu, a tu si nechat zaplatit – čili zvednout příspěvek na správu, nebo vypovědět smlouvy s většinou SVJ.”
